Gebrauchte Firmenhandys abgeben: Was vor der Übergabe erledigt sein muss

Ein Unternehmen tauscht die Smartphones seines Außendienstes aus. Die neuen Geräte sind eingerichtet, die alten Handys wurden eingesammelt und liegen bereits in Kartons.

Auf den ersten Blick scheint damit alles für die Übergabe vorbereitet zu sein.

In der Praxis können die Geräte jedoch noch mit Mitarbeitenden, Benutzerkonten, Mobilfunkprofilen oder zentralen Verwaltungssystemen verbunden sein. Solche Bindungen fallen häufig erst auf, wenn die Smartphones bereits beim Empfänger angekommen sind.

Dann stimmen Gerätelisten nicht überein, Geräte können nicht neu eingerichtet werden oder müssen nochmals administrativ bearbeitet werden.

Wer größere Mengen gebrauchter Handys abgeben möchte, sollte deshalb nicht erst am Abholtag mit der Vorbereitung beginnen.

Zuerst den Gerätebestand abgleichen

 

Der erste Schritt ist kein Zurücksetzen des Smartphones, sondern der Abgleich des Bestands.

Ein physisch vorhandenes Gerät ist nicht automatisch auch korrekt in allen Unternehmenssystemen erfasst.

Bei größeren Smartphone-Flotten können zum Beispiel folgende Situationen vorkommen:

• ein Smartphone ist noch einem ehemaligen Mitarbeitenden zugeordnet;
• ein Gerät steht im MDM, befindet sich aber nicht mehr im Bestand;
• ein bereits eingesammeltes Gerät ist in der Inventarliste noch als aktiv vermerkt;
• Seriennummer oder Modell stimmen nicht mit der Geräteliste überein;
• ein Smartphone wurde ausgetauscht, ohne die Bestandsdaten vollständig zu aktualisieren.

Vor der Übergabe sollten deshalb mindestens drei Ebenen miteinander abgeglichen werden:

Inventarliste → Geräteverwaltung → tatsächlich vorhandene Geräte

Je sauberer diese Zuordnung ist, desto einfacher lässt sich später nachvollziehen, welche Smartphones tatsächlich übergeben wurden.

Seriennummer und IMEI helfen bei der eindeutigen Zuordnung

Für Firmenhandys sind insbesondere Seriennummer und IMEI nützliche Identifikatoren.

Kennung	Wofür sie hilfreich ist
Seriennummer	Zuordnung des konkreten Geräts zu Hersteller-, Inventar- oder Verwaltungsinformationen
IMEI	Identifikation eines Mobilfunkgeräts beziehungsweise seiner Mobilfunkschnittstelle

Bei Geräten mit mehreren Mobilfunkmodulen beziehungsweise Dual-SIM-Unterstützung können mehrere IMEI-Werte vorhanden sein.

Es ist daher sinnvoll, vor der Abgabe zu prüfen, welche Kennungen für den eigenen Gerätebestand und den Empfänger benötigt werden.

Nicht jede Organisation muss dieselben Felder erfassen. Für größere Flotten erleichtert eine möglichst eindeutige Geräteidentifikation jedoch den späteren Abgleich erheblich.

Nutzer- und Organisationssperren vor der Übergabe prüfen

Ein Smartphone kann äußerlich vollkommen bereit für die Übergabe wirken und trotzdem noch technisch an einen Nutzer oder eine Organisation gebunden sein.

Bei Unternehmensgeräten sind insbesondere zwei Bereiche relevant:

• kontobasierte Gerätesperren;
• Enterprise- beziehungsweise MDM-Registrierungen.

Ein einfacher Werksreset löst nicht automatisch jede dieser Bindungen.

Apple: Activation Lock und Apple Business

Bei Apple-Geräten ist insbesondere Activation Lock relevant.

Activation Lock kann mit „Wo ist?“ beziehungsweise Find My und einem Apple Account verknüpft sein. In Unternehmensumgebungen kann die Sperre außerdem über die Geräteverwaltung beziehungsweise Apple Business administriert werden.

Apple unterscheidet dabei unter anderem zwischen:

• organization-linked Activation Lock;
• user-linked Activation Lock.

Bei letzterer kann ein organisationsseitig verwaltetes Gerät unter bestimmten Konfigurationen noch mit dem persönlichen Apple Account eines Mitarbeitenden verbunden sein.

Vor der Übergabe eines iPhones sollte deshalb geprüft werden:

• Ist Activation Lock noch aktiv?
• Ist das Gerät noch mit einem persönlichen Apple Account verknüpft?
• Ist das Gerät weiterhin einer Device-Management-Lösung zugewiesen?
• Befindet es sich noch in Apple Business?

Gerade die Reihenfolge ist wichtig.

Apple weist darauf hin, dass Activation Lock über Apple Business nicht mehr verwaltet werden kann, nachdem ein Gerät aus Apple Business freigegeben wurde.

Deshalb sollte ein Unternehmen die notwendige Entsperrung beziehungsweise administrative Bereinigung durchführen, bevor das Gerät endgültig aus Apple Business freigegeben wird.

Danach kann das Gerät für die Übergabe gelöscht und wiederhergestellt werden.

Android: Factory Reset Protection und Zero-Touch prüfen

Auch bei Android-Geräten kann ein einfacher Factory Reset nicht ausreichen.

Ein wichtiger Mechanismus ist Factory Reset Protection (FRP).

Je nach Geräteart, Android-Version, Enrollment-Modell, MDM-Konfiguration und Art des Zurücksetzens kann FRP nach einem Reset weiterhin eine Authentifizierung verlangen.

Bei Unternehmensgeräten sollte deshalb nicht pauschal davon ausgegangen werden:

Werksreset durchgeführt = Gerät vollständig frei.

Insbesondere bei zentral verwalteten Android-Geräten sollte zusätzlich geprüft werden, wie das Gerät registriert wurde.

Wird beispielsweise Android Zero-Touch Enrollment verwendet, kann ein Gerät nach einem Zurücksetzen automatisch wieder eine Unternehmenskonfiguration erhalten, solange es weiterhin der Organisation zugeordnet ist.

Google weist darauf hin, dass ein Zero-Touch-Gerät durch einen Factory Reset allein nicht aus der Unternehmensregistrierung entfernt wird.

Vor der Übergabe sollte daher gegebenenfalls auch die entsprechende Zero-Touch-Zuordnung aufgehoben werden.

Wer andere automatisierte Enrollment-Lösungen verwendet, sollte deren Status ebenfalls kontrollieren.

Warum ein Zurücksetzen allein nicht genügt

Gerade bei größeren Unternehmensflotten ist der Factory Reset nur ein Teil des Prozesses.

Vor der Übergabe sollte für jedes Gerät beziehungsweise jede Gerätegruppe geklärt sein:

• Ist das Smartphone noch im MDM registriert?
• Ist es noch einem Mitarbeitenden zugeordnet?
• Ist eine Aktivierungssperre vorhanden?
• Ist Android FRP relevant?
• Befindet sich das Gerät noch in Apple Business?
• Ist es noch für Zero-Touch oder ein anderes automatisiertes Enrollment registriert?
• Sind alle notwendigen organisatorischen Freigaben abgeschlossen?

Das Ziel ist nicht lediglich ein Smartphone, das den Startbildschirm zeigt.

Das Ziel ist ein Gerät, das der Empfänger ohne unerwartete Bindung an die vorherige Unternehmensumgebung weiterverarbeiten kann.

Wie mit den auf dem Gerät vorhandenen Unternehmensdaten umgegangen wird, sollte ebenfalls vor der Übergabe definiert sein.

Ob die Löschung intern oder durch einen beauftragten Dienstleister erfolgt, ist eine separate Entscheidung und sollte nicht erst nach der Abholung offen sein.

SIM-Karte und eSIM nicht vergessen

Die klassische SIM-Karte wird häufig automatisch entfernt, weil sie beim Prüfen des Geräts sichtbar ist.

Bei eSIMs ist das weniger offensichtlich.

Ein Smartphone kann physisch ohne SIM-Karte übergeben werden und trotzdem noch ein gespeichertes eSIM-Profil enthalten.

Vor Verkauf, Weitergabe oder anderer dauerhafter Übergabe empfiehlt Apple, das eSIM-Profil auf dem betreffenden iPhone zu entfernen.

Dabei muss jedoch zwischen eSIM-Profil und Mobilfunkvertrag unterschieden werden.

Das Löschen eines eSIM-Profils beendet den zugehörigen Mobilfunkvertrag nicht automatisch.

Unternehmen sollten daher separat prüfen:

• Soll die Rufnummer auf ein neues Gerät übertragen werden?
• Ist der Tarif weiterhin aktiv?
• Muss der Vertrag gekündigt oder geändert werden?
• Wurde das eSIM-Profil auf dem Altgerät entfernt?

Auch vorhandene physische SIM-Karten und Speicherkarten sollten vor der endgültigen Übergabe geprüft und gegebenenfalls entfernt werden.

Zustand und Zubehör einheitlich erfassen

Neben der technischen Freigabe ist auch der physische Zustand für den Empfänger relevant.

Eine einfache einheitliche Klassifizierung reicht oft bereits aus, zum Beispiel:

• funktionsfähig;
• Display beschädigt;
• Gehäuse beschädigt;
• Kamera beschädigt;
• nicht einschaltbar;
• sonstiger Defekt.

Wichtig ist weniger die perfekte Bewertung als eine einheitliche Beschreibung innerhalb der gesamten Geräteliste.

Zubehör sollte ebenfalls getrennt erfasst werden.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Ladegeräte;
• Ladekabel;
• Hüllen;
• Originalverpackungen;
• weiteres mitzugebendes Zubehör.

So lässt sich später unterscheiden, ob Zubehör tatsächlich fehlte oder von Anfang an nicht Bestandteil der Übergabe war.

Problemgeräte separat kennzeichnen

Nicht jedes Smartphone sollte einfach gemeinsam mit dem übrigen Bestand verpackt werden.

Besondere Fälle sollten vor der Übergabe sichtbar markiert werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• Geräte mit nicht gelöster Aktivierungssperre;
• Smartphones mit ungeklärtem MDM-Status;
• nicht einschaltbare Geräte;
• stark beschädigte Geräte;
• Geräte mit sichtbar beschädigtem oder aufgeblähtem Akku.

Bei physischen Beschädigungen kann außerdem eine gesonderte Abstimmung mit dem Empfänger notwendig sein.

Die Details der späteren Entsorgung oder Verwertung gehören in einen eigenen Prozess. Für die Übergabe ist zunächst entscheidend, dass Problemgeräte nicht unbemerkt zwischen normalen Geräten landen.

Was sollte in der Geräteliste stehen?

Eine gute Geräteliste beantwortet möglichst viele organisatorische Fragen, bevor die Geräte das Unternehmen verlassen.

Je nach Projekt kann sie folgende Felder enthalten:

• Hersteller;
• Modell;
• Speichergröße;
• Seriennummer;
• IMEI beziehungsweise IMEI-Werte;
• interner Asset- oder Inventarcode;
• Zustand;
• Status der Aktivierungssperre beziehungsweise FRP;
• MDM-Status;
• Apple-Business- beziehungsweise Zero-Touch-Status;
• vorhandenes Zubehör;
• besondere Hinweise.

Nicht jedes Feld ist bei jedem Projekt notwendig.

Bei größeren oder gemischten Beständen lohnt es sich jedoch, den Aufbau der Liste vorab mit dem Empfänger abzustimmen.

Die Geräteliste besser vor der Abholung senden

Der ungünstigste Zeitpunkt, Unstimmigkeiten in einer Geräteliste festzustellen, ist dann, wenn die Kartons bereits abgeholt wurden.

Die Liste sollte daher möglichst vor der Übergabe beim Empfänger vorliegen.

So können Fragen geklärt werden, solange IT-Abteilung, Geräte und Verwaltungszugänge noch unmittelbar verfügbar sind.

Wer einen vorbereiteten Gerätebestand an Second IT übermitteln möchte, kann beispielsweise über das Kontaktformular der Second IT Store GmbH eine Anfrage senden und dort auch eine Datei hochladen.

Eine saubere Übergabe beginnt vor dem Abholtermin

Gebrauchte Firmenhandys abzugeben ist bei größeren Beständen mehr als eine logistische Aufgabe.

Vor der Übergabe sollten Unternehmen prüfen:

Stimmt die Inventarliste?
Sind Benutzerzuordnungen geklärt?
Sind Apple- oder Android-Sperren berücksichtigt?
Ist das Gerät aus den relevanten Verwaltungssystemen gelöst?
Sind SIM und eSIM geprüft?
Ist der physische Zustand dokumentiert?
Sind Problemgeräte eindeutig markiert?

Sind diese Punkte erledigt, bekommt der Empfänger nicht einfach mehrere Kartons mit Smartphones.

Er erhält einen nachvollziehbaren Gerätebestand, der technisch und organisatorisch auf die weitere Bearbeitung vorbereitet ist.